Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten:
ERA Europäische Rechtsakademie
Metzer Allee 4
D-54295 Trier
Telefon: +49 651 937370
E-Mail: datenschutz@era.int
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie per Mail unter „datenschutz@era.int“ oder per Brief an vorstehende Anschrift mit Vermerk „zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um die bei Bewerbungen erforderlichen vorvertraglichen Maßnahmen durchzuführen. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b, c und f der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Führt die Bewerbung zu einer Anstellung, verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten zur Personalaktenführung und ordnungsgemäßer Buchhaltung verarbeiten wir aufgrund Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Zur Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Datensicherung) verarbeiten wir Daten aufgrund Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten wir personenbezogene Daten auch aufgrund Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO. Gesundheitsbezogene Daten verarbeiten wir gegebenenfalls auch aufgrund Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b und h DSGVO.
Daten, die wir eventuell von Dritten erhalten
Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel direkt von Ihnen. Informationen über potenzielle Bewerber/innen erhalten wir auch von der Agentur für Arbeit und gegebenenfalls von Personaldienstleistern.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten erhalten intern nur diejenigen Organisationseinheiten, die in das Bewerbungsverfahren eingebunden sind (z. B. Personalabteilung, Vorgesetzte, Mitarbeitervertretung, Buchhaltung, Betriebsarzt usw.).
Wir übermitteln Daten auch an Behörden (z.B. Landesamt für Finanzen, Finanzamt, Agentur für Arbeit). Kooperierende Unternehmen (z.B. Rechenzentrum, IT-Dienstleister, Hostingunternehmen) haben im Rahmen ihrer besonderen Aufgaben teilweise Zugriff auf personenbezogene Daten.
Zur Optimierung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Dienste des spezialisierten Anbieters Personio SE & Co. KG, München. Der Anbieter hat, soweit für die Erbringung des Dienstes unbedingt erforderlich, Zugang zu personenbezogenen Daten. Der Anbieter ist vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
Ihre Bewerbungsdaten speichern wir grundsätzlich nur so lange, bis das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist, zuzüglich einer sechsmonatigen Nachfrist. Wenn Sie der Aufnahme in unseren Bewerberpool zugestimmt haben, speichern wir Ihre Daten ein Jahr lang.
Soweit buchführungspflichtige Daten anfallen (z.B. bei Erstattung von Reisekosten), müssen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die bis zu zehn Jahre reichen können. Im Rahmen unseres Datensicherungskonzepts legen wir Kopien von Daten in separaten, nur eingeschränkt zugänglichen Bereichen ab und verwahren diese über mehrere Jahre, bis sie routinemäßig überschrieben werden.
Rechte der betroffenen Personen
Sofern wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen; durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Zudem haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und auf Einschränkung der Verarbeitung; auch besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Sie brauchen uns nur diejenigen Daten bereitzustellen, die für die Bearbeitung der Bewerbung und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich sind; ohne diese Daten ist es uns in der Regel nicht möglich, den Bewerbungsprozess erfolgreich durchzuführen.
Für weitere personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung hilfreich sein könnten, erbitten wir gegebenenfalls Ihre Einwilligung und informieren Sie über die Freiwilligkeit der Angaben.
Verarbeitung in einem Drittland
Es ist nicht beabsichtigt, Ihre Daten in einem Drittland zu verarbeiten oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)
Wir setzen keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung ein.
(Datenschutzinformation Bewerbung - Version 2.0 vom 24.02.2025)
Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Information on data protection for job applicants
Contact details regarding data processing queries:
ERA Europäische Rechtsakademie
Metzer Allee 4
D-54295 Trier
Telephone: +49 651 93737 - 0
E-Mail: datenschutz@era.int
Please mark any correspondence with the following: For the attention of the data protection officer.
Purpose and legal basis
Your personal data will only be used for any necessary pre-contractual measures relating to your application. The legal basis for this is Article 6 1. (b), (c) and (f) of the European Data Protection Regulation (GDPR).
Should your application be successful, your data will be further processed to create the work contract (Article 6 1. (b) GDPR). Legal obligations regarding personnel files and accounting will be adhered to in accordance with Article 6 1. (c) GDPR.
To safeguard valid interests (e.g. data protection) we process data on the basis of Article 6 1. (f) GDPR. For enforcing, exercising and defending legal claims, personal data is also processed based on Article 9 2. (f) GDPR. Any health-related data wis processed according to Article 9 2. (b) and (h) GDPR.
Any data we may receive from third parties
As a rule, we receive your personal data directly from you, but we also receive information on potential candidates from the Federal Employment Agency and recruitment agencies.
Recipients of personal data
Within ERA, your personal data can only be accessed by those involved in the application process (e.g. personnel department, superiors, work council, accounting, company medical officer, etc.).
We also transfer data to public authorities (e.g. the federal state finance office (which effects salary payment), the tax office, the federal employment agency). Partner companies (e.g. computer centres, IT service providers, hosting companies) may, within the confines of their tasks, have partial access to personal data.
To optimise the application process, we use the services of the specialised provider Personio SE & Co. KG, Munich. The provider has access to personal data only to the extent necessary for the provision of the service. The provider is contractually bound to confidentiality.
How long will your personal data be stored?
As a basic principle, your application data is only stored until the application process has been completed, plus an additional six-month period. If you have agreed to inclusion in our pool of applicants, we will store your data for a year after the application process has been completed.
Any data relating to accounting procedures (e.g. reimbursement of travelling expenses) is stored in compliance with corresponding legal requirements on the storage of such data, which can be for up to ten years.
Within our data protection management framework, copies of data are stored in separate areas for several years, only accessible by a limited number of persons, until they are routinely overwritten.
Rights of the persons involved.
We process your data on the basis of your authorisation and you have the right to rescind this authorisation at any time; this does not affect the legality of any data processing carried out until such authorisation is rescinded.
You not only have the right to information on your data but also to correction, deletion and restriction on processing, alongside the right to object to processing, the right to transfer data, as well as the right to complain to a supervisory body.
Obligations to provide data
You are only required to provide us with the data necessary for processing your application and for the fulfilment of our legal obligations; without this data, we are not able to successfully complete the application process.
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Processing in a third country
There is no intention to process your data in a third country or to transmit your data to an international organisation.
Automatic decision-making in individual cases (including profiling)
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(Data protection information application - version 2.0 from 24/02/2025)
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